Privacy Statement
Laatste aanpassing: 01/10/2019
Uw privacy is erg belangrijk voor ons. Dit privacybeleid wil onze bezoekers en onze leden op heldere, transparante, duidelijke en correcte wijze informeren hoe CyclingPlanner omgaat met uw informatie. We starten alvast met onze basis fundamenten van ons beleid:
- Uw privacy is van groot belang voor ons. We gaan met de grootste zorgvuldigheid en bescherming om met uw gegevens.
- Wij delen uw persoonlijke informatie niet met anderen zonder uw instemming, behalve om te voldoen aan de wet, om onze producten en services te ontwikkelen of om onze rechten te beschermen.
- De informatie die u aan ons toevertrouwd geschiedt op 2 manieren:
- Informatie die u invult op de web site van CyclingPlanner, wordt enkel gebruikt door de web site zelf, en dient enkel ter personalisatie van de inhoud van onze web content en ter verbetering van de ervaring van onze web site bezoekers.
- Informatie die u uploadt of publiceert in de toepassing van CyclingPlanner, afkomstig van andere platformen, kan enkel worden gezien door anderen na expliciete toestemming door uzelf.
- We bundelen en anonimiseren informatie over onze leden voor zakelijke doeleinden en statitieken. Deze geanonimiseerde gegevens mogen de sport community helpen om algemene inzichten te krijgen van de sportwereld zonder hierbij iemand te kunnen identificeren zonder zijn toestemming..
- We bieden u verschillende opties om de privacy van uw persoonlijke informatie te bewaken en we werken er steeds aan om de privacy-opties die tot uw beschikking staan, te verbeteren.
Inleiding
In ons privacybeleid wordt uitgelegd welke informatie we verzamelen, hoe we deze gebruiken en beschermen, hoe u toegang kunt verkrijgen tot uw informatie en deze kunt bijwerken en hoe u uw privacyinstellingen kunt beheren wanneer u de web site en/of de toepassing van CyclingPlanner gebruikt. Dit beleid is opgesteld in het Nederlands. Waar een vertaalde versie van dit beleid afwijkt van de Nederlandstalige versie, is de Nederlandstalige versie leidend.
Contactmogelijkheden
Voor vragen inzake de verzameling en verwerking van je persoonsgegevens kan je steeds contact opnemen met ons via email naar privacy@exsto.be.
De eigendomsrechten van de verworven persoonsgegevens, maar tevens ook de wettelijke verplichtingen die voortkomen uit de regelgeving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-AVG) van 25 mei 2018 behoren toe aan eXsto Group BVBA, Kerkstraat 108, 9050 Gentbrugge, België, met als ondernemingsnummer BE 0827.664.871.
Gegevens die wij verzamelen
Soort van gegevens
Het platform van CyclingPlanner verzamelt verschillende soorten van gegevens, telkenmale in een minimale vorm van wat nodig is om het doel voor ogen te kunnen bereiken. Dat doel is verschillend van het kanaal van het totale platform:
- De web site heeft een informerend tot educatief karakter voor ogen. Om de juiste content tot bij de juiste bezoeker op de site te kunnen brengen, zonder deze te overstelpen met andere onnodige onderwerpen, worden gegevens verzameld die het profiel van de bezoeker kenmerkt. De persoonsidentificatiegegevens (zoals naamsgegevens) hebben tot doel de bezoeker persoonlijk te kunnen aanspreken in berichten.
- De toepassing heeft een volledig dienstverlenend karakter voor ogen, zelfs in samenwerking met andere betrokken partijen waartoe toestemming wordt gegeven tot het delen van gegevens. De gegevens zijn vereist voor een correcte werking van de toepassing, ,een correcte analyse van trainingsinspanningen, en het bepalen van een correcte statistiek van de sporter ten opzichte van de totale gesegmenteerde populatie (denk bijv. aan gewicht of geslacht). Een ander deel van de gegevens is afkomstig van thrid party platformen waarmee CyclingPlanner integreert voor automatische gegevensoverdrachten, en waar tevens de gebruiker explciet de toegang voor heeft verleend.
- identiteitsgegevens zoals naam, voornaam, emailadres, GSM-nummer
- kenmerkende gegevens zoals het soort sporter, de frequentie op weekbasis van trainingen, de hartslag- en vermogenszones etc…
- Activiteitengegevens en trainingsschemagegevens zoals afstand, snelheid, hartslag, cadans, vermogen in al zijn geggregeerde functies (gemiddelde, maximale, correlatie tussen gegevens, etc … Vaak wordt dit soort gegevens aangeleverd door third party integratie, mits toestemming van het lid.
- Statitiek-gebonden gegevens, zoals geslacht, gewicht, leeftijd die het mogelijk maken om een vergelijkende statistiek te maken van de sporter en zijn activiteiten ten opzichte van de totale populatie van de sportwereld.
Hoe verzamelen wij jouw gegevens
CyclingPlanner verzamelt je gegevens in de regel rechtstreeks van jou doordat je je informatie met ons deelt, of binnen andere third party software voor een vlotte samenwerking met andere software diensten. Daarnaast kan CyclingPlanner je gegevens ook verkrijgen via één van de coaches die met het platform werken, indien je je gegevens eerst aan hen hebt meegedeeld. In kader van de door ons geleverde diensten zijn wij ook genoodzaakt je informatie met desbetreffende coaches te delen opdat we je optimaal kunnen begeleiden. De toestemming wordt aan coaches verleend door de sporter zelf.
Waarom wij jouw gegevens verzamelen
CyclingPlanner verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens enkel in de mate van het absoluut noodzakelijke, maar ook op een wijze die ons toelaat je een aangename, efficiënte en memorabele dienstverlening te kunnen bieden.
Hiertoe hebben wij enerzijds identiteitsgegevens nodig, zodat wij je een persoonlijke dienstverlening kunnen aanbieden waardoor wij steeds zeker zijn dat we de juiste persoon contacteren en informeren. Binnen de context van de web site streven we naar een gepersonaliseerd aanbod van relevante inhoud, artikels, tips en trainingsadvies in functie van jouw profiel. Daarom verzamelen wij jouw gegevens. Binnen de context van de toepassing streven wij naar een gepersonaliseerd informeren met meer onderbouwd cijfermateriaal en berekeningen, waarvoor wij eveneens jouw gegevens dienen te verzamelen.
Daarnaast moeten wij je, in het kader van onze diensten, ook op regelmatige tijdstippen (kunnen) contacteren. Dit om je documenten te bezorgen, afspraken vast te leggen, informatie te kunnen verstrekken en dergelijke meer. Ook houden wij je graag op de hoogte via onze nieuwsbrieven, indien je je daarvoor hebt aangemeld.
Delen van jouw gegevens
Algemene principes
CyclingPlanner, of zijnde eXsto als rechtmatige eigenaar van het merk, deelt in de regel geen persoonsgegevens met derden. Hierop zijn echter gelimiteerde uitzonderingen mogelijk, waarbij gegevens gedeeld worden met derden die het mogelijk maken voor CyclingPlanner om haar dienstverlening te kunnen uitoefenen. Enkel de strikt noodzakelijke informatie wordt met deze derden gedeeld.
Het is mogelijk dat CyclingPlanner persoonsgegevens combineert of delen verwijdert om deze gegevens te anonimiseren of om statistieken op te bouwen, opdat deze gegevens niet langer terug kunnen leiden naar één specifieke persoon. Het is belangrijk te weten dat hierbij alle mogelijke banden tussen de gegevens en jou verdwenen zijn.
Indien CyclingPlanner, of zijnde eXsto als rechtmatige eigenaar van het merk, gevraagd wordt om in kader van een juridische of medische procedure persoonsgebonden gegevens vrij te geven, zal zij deze vraag positief beantwoorden, doch zal zij enkel de strikt noodzakelijke en gevraagde gegevens aanleveren. In dergelijk voorkomend geval zal de aanvrager van de gegevens zijn identiteit en zijn grondige reden van bevraging moeten kunnen aantonen alvorens CyclingPlanner overgaat tot het doorgeven van gegevens. Strikte geheimhouding van de derde partij is hierbij van belang in het kader van de bescherming van jouw gegevens.
Categorieën van ontvangers van persoonsgegevens
In kader van trainingsadvies dient CyclingPlanner enkele persoonsgegevens te delen met de erkende sporttrainers en federaties, zij het dan beperkt tot naamsgegevens. Verdere gegevens vallen onder de bevoegdheid van de leden van het platform tot het eigen verlenen van toegangsrechten tot de gegevens door het opzetten van relaties binnen de toepassing. De persoonsgegevens verzameld op de web site worden onder geen enkel beding gedeeld met derden.
CyclingPlanner maakt ook gebruik van de gebruikelijke IT-dienstverleners en -platformen (voor mail, gegevensopslag, IT-configuraties…). CyclingPlanner, zij het dan eXsto als rechtsmatige eigenaar van het merk, onderneemt maatregelen opdat deze ontvangers je recht op privacy respecteren door het werken met verwerkersovereenkomsten.
Delen met andere platformen
Als gevolg van integratie met andere software platformen, zoals Strava ®, Garmin Connect ®, maar ook sociale media, welke integreren met CyclingPlanner, zullen persoonsgegevens gedeeld zijn onder deze verschillende middelen. De toestemming is hiervoor door jou gegeven bij het opzetten van de integratie. Ons privacybeleid rekt enkel over het eigen platform en de verkregen gegeven in eigen beheer.
De gegevens onder eigen beheer blijven bewaard en beheerd op het eigen platform en volgens de richtlijnen van dit privacybeleid.
Bewaren en beschermen van gegevens
Hoe wij jouw gegevens bewaren
CyclingPlanner bewaart je gegevens in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen.
Hoe wij jouw gegevens beschermen
CyclingPlanner neemt alle passende en redelijke technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de verzamelde (persoons-)gegevens te beschermen en te beveiligen en neemt alle redelijke en passende maatregelen om de ware identiteit te verifiëren van elke persoon die gebruik wenst te maken van het platform en/of die zijn/haar rechten in kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming wil uitoefenen.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens CyclingPlanner van gegevens kennis kunnen nemen,
zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als
daar aanleiding toe is; - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Ondanks het feit dat CyclingPlanner alle passende maatregelen neemt om de (persoons-)gegevens in haar bezit op een correcte en efficiënte wijze te bewaren en te beschermen, kan CyclingPlanner de bescherming van enige informatie in haar bezit niet volledig garanderen.
Bewaartermijnen
CyclingPlanner bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 3 jaar bewaard na je uitschrijven uit het platform tenzij de gegevens nodig zijn voor statistische doeleinden. Bij uitschrijving mogen zij geen verdere aanleiding geven tot commerciële benaderingen na het verstrijken van de bewaartermijnen.
Jouw rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om je te identificeren). Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door je verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van je direct aan een andere partij.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via een email gericht aan het adres dat je bovenaan kan vinden. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, in geval van ernstige inbreuken op de wetgeving.
Wijzigingen aan het privacybeleid
CyclingPlanner, ofwel eXsto als rechtmatige eigenaar van het merk, behoudt zich het recht zijn privacybeleid aan te passen. Van dergelijke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze web site en onze relaties en onze leden hierover informeren per email.
